LIBROS OBLIGATORIOS

LIBROS OBLIGATORIOS

LIBROS OBLIGATORIOS

El Código de Comercio de Venezuela establece en su artículo 32 lo siguiente: "Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual emprenderá obligatoriamente el libro diario, libro mayor y el libro de inventario. Además podrá llevar todos los libros auxiliares que considere necesarios para obtener un mejor control de sus operaciones".

LIBRO DE INVENTARIO:

Es un libro obligatorio que debe ser registrado y sellado en el tribunal o registro mercantil correspondiente, antes de ponerse en uso según el artículo 33 del Código de Comercio de Venezuela.

CARACTERÍSTICAS DEL LIBRO DE INVENTARIO

1. Generalmente es un libro de tres columnas empastado y foliado.
2. En su primera pagina deberá ir la nota del tribunal, en la cual queda claramente indicado el uso que se le dará al libro el nombre de la empresa y el de su dueño, el nombre de la ciudad donde fue registrado, el numero de folios o paginas que integran el libro y deberá quedar sellado y firmado por las personas competentes. En los demás folios o páginas deberá quedar estampado el sello del tribunal.
3. El encabezamiento que consiste en señalar el número del inventario. El Código de Comercio de Venezuela en su artículo 35 establece " Todo comerciante al comenzar su negocio y al final de cada ejercicio económico hará en el libro de inventario una descripción de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos". De acuerdo con este articulo el inventario de una empresa estará formado de la siguiente forma:

3.a.- Una relación exacta del dinero en caja y del que se encuentra en bancos, realizando una relación del dinero que se tiene en los diferentes institutos bancarios.

3.b.- Una relación de los efectos y cuentas por cobrar.

3.c.- Una relación de los bienes muebles e inmuebles.

3.d.- Una relación de la mercancía en existencia.

3.e.- Una relación de los otros activos que posea.

3.f.- Una relación exacta de sus deudas y obligaciones.

Estos inventarios deberán ser firmados por el contador y el dueño o persona autorizada de la empresa.

LIBRO DIARIO

Es un libro obligatorio llamado también libro de primera entrada ya que en el se registran por primera vez las operaciones mercantiles en estricto orden cronológico.

DESCRIPCIÓN DEL LIBRO DE DIARIO

1. Columna de la fecha: aquí anotaremos en primer lugar el año que se coloca una sola vez y encabeza la columna de la fecha en cada página. Luego se escribe el nombre del mes el cual no es necesario repetir sino cuando cambie. Seguidamente escribiremos el número del día que siempre deberá escribirse aunque se repita.
2. Para separar un asiento de otro se utilizan números o letras
3. En la columna de cuenta-descripción escribiremos el nombre de la cuenta que se carga, la cual debe escribirse muy cerca de la columna de la fecha.
4. En la columna del debe ser escribir el importe del o de los débitos de la o las cuentas que se cargan
5. En la columna del haber escribiremos el o los nombres de la o las cuentas que se abonan y debe escribirse más hacia la derecha de la columna de la fecha.
6. En la columna del haber se escribe el importe en dinero de la o las cuentas que se abonan.
7. Después de hecho el abono escribiremos en forma breve pero clara la descripción de la operación.
8. En la columna de la referencia el cual es un medio de comunicación entre el libro diario y el libro mayor y aquí escribiremos el número de la pagina que corresponde a una determinada cuenta en el libro mayor.

RECOMENDACIONES PARA LA UTILIZACION DEL LIBRO DIARIO

1. Debe dejarse libre la última línea de cada página o folio para totalizar las columnas del debe y del haber. En esta línea colocaremos la palabra "VAN" en la columna de explicación y en la siguiente página en la primera línea de la columna de la explicación colocaremos la palabra "VIENEN" y el total del debe y haber de la página anterior.
2. En el libro diario no deben dejarse espacios en blanco. Si es notorio que una página está finalizando y no nos alcanza para realizar otro asiento debemos inutilizar dichas líneas trazando una diagonal.
3. En el libro diario no debe rayarse ni tacharse. Si se formula algún asiento errado se deja así y se corrige mediante otro asiento.
4. Antes de asentar o registrar cualquier operación mercantil se debe analizar bien, con la finalidad de no cometer errores. Es importante hacer notar que toda operación mercantil debe estar avalada o respaldada por un documento original.

LIBRO MAYOR

Es otro de los libros obligatorios que debe llevar toda empresa. En el se agrupan todas las cuentas de activos, pasivos, capital, ingresos y egresos que son utilizados en una organización para llevar la contabilidad. El mayor variara de una empresa a otra y su forma y contenido va a depender del sistema contable utilizado.

PASES AL MAYOR

Consiste en transferir los asientos de diario, cuenta por cuenta al libro mayor, teniendo presente que las cuentas cargadas en el libro diario deben aparecer cargadas en el libro mayor y en igual forma las cuentas abonadas recordando a la vez de colocar la relación o referencia entre ambos libros.